Arztrechnungen: Welche Fristen gibt es in der PKV?

Als Privatversicherte erhalten Sie nach einer erfolgten ärztlichen oder zahnärztlichen Behandlung eine Rechnung. Sie haben dann verschiedene Möglichkeiten: Sie können die Arztrechnung direkt an Ihre private Krankenversicherung (PKV) weiterleiten und unmittelbar oder auch erst nach Kostenerstattung begleichen. Oder aber Sie bezahlen Ihre Arztrechnungen und reichen sie gesammelt erst später bei Ihrer PKV zur Erstattung ein. Insbesondere bei Tarifen mit Selbstbehalt und Beitragsrückerstattung bietet sich das an. 

Bei teureren Behandlungen sollten Sie am besten schon vorab bei Ihrer PKV einen Kostenvoranschlag einreichen. So erfahren Sie, in welcher Höhe Ihre PKV vertragsgemäß die Kosten übernimmt. Mit diesem Wissen können Sie eine bewusste Entscheidung treffen, ob Sie die Behandlung auf die geplante Weise und in der ausgewählten Praxis durchführen lassen. Bei zahnärztlichen Behandlungen mit Laborarbeiten beispielsweise können die Preise durchaus erkennbar voneinander abweichen. 

In vielen Verträgen gilt bei bestimmten Behandlungsarten oder ab bestimmten Rechnungssummen zudem als Voraussetzung für die Kostenerstattung, dass ein Kostenvoranschlag vorgelegt wurde.

Ab einer voraussichtlichen Rechnungssumme von 2.000 Euro haben Sie als Privatversicherte einen gesetzlichen Anspruch auf eine verbindliche Auskunft darüber, welche Leistungen Ihre Krankenversicherung erstatten wird. Sind Sie beihilfeberechtigt, gilt dieser Anspruch bereits ab erwarteten Kosten von 1.000 Euro. 

Die Versicherung muss Ihnen die Auskunft innerhalb von vier Wochen erteilen, in dringenden Fällen unverzüglich, spätestens aber innerhalb von zwei Wochen. Diese Frist beginnt, wenn Ihre Anfrage (Ihr „Auskunftsverlangen“) bei Ihrer Krankenversicherung eingegangen ist. Wird die Frist versäumt, dürfen Sie davon ausgehen, dass die Behandlung medizinisch notwendig ist oder war. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass alle Kosten vollständig erstattet werden. Die Erstattung erfolgt weiterhin gemäß den Bedingungen Ihres Tarifs. Die Annahme der medizinischen Notwendigkeit erleichtert es Ihnen aber, Ansprüche durchzusetzen, falls die Versicherung später eine Kostenübernahme ablehnt.

Häufig rechnen Arztpraxen die Behandlungen quartalsweise ab. Es gibt allerdings keine zeitliche Frist für die Rechnungsstellung. Sie ist tatsächlich auch noch ein oder zwei Jahre nach der Behandlung möglich. Nur wenn die Behandlung zeitlich so weit entfernt liegt, dass Sie eine Rechnung nicht mehr erwarten konnten, wäre es möglich, dass Sie diese nicht mehr begleichen müssen (sogenannte „Verwirkung“).

Für Sie ist die Rechnung sofort, spätestens innerhalb von 30 Tagen ab Zugang fällig – es sei denn, die Ärztin oder der Arzt gibt in der Rechnung eine andere Frist an.

Ob und wann Sie eine Rechnung an Ihre private Krankenversicherung weiterleiten, bleibt grundsätzlich Ihnen überlassen. Eine Frist für die Einreichung von Arztrechnungen gibt es nicht. Allerdings verhält es sich hier ebenso wie im Fall, dass eine Arztpraxis Ihnen erst sehr spät die Rechnung schickt: Wenn Ihre Krankenversicherung unter normalen Umständen nicht mehr mit einer Einreichung von Belegen rechnen musste, könnte eine Erstattung ausgeschlossen sein. Um Ihren Anspruch auf Kostenerstattung nicht zu verwirken, sollten Sie deshalb ohne sachliche Begründung nicht zu lange warten. 

Gerade wenn Sie mit einer Beitragsrückerstattung rechnen, werden Sie Ihre Rechnungen nicht unverzüglich an Ihre PKV weiterleiten, sondern erst einmal sammeln. Bedenken Sie aber bitte: Haben Sie bereits eine Beitragsrückerstattung für das Jahr der Rechnungsstellung erhalten, muss Ihre PKV die Kostenerstattung mit der Beitragsrückerstattung verrechnen. Das bedeutet einen vermeidbaren Mehraufwand, der Kosten verursacht. 

Haben Sie die Rechnung eingereicht, prüft Ihre PKV, in welchem Umfang die Leistungen erstattungsfähig sind. Sobald der Versicherung alle notwendigen Unterlagen und Informationen vorliegen, muss sie Ihnen innerhalb eines Monats den entsprechenden Betrag überweisen. Verstreicht diese Frist, können Sie Abschlagszahlungen (d. h. einen Teil) der Summe verlangen, die voraussichtlich mindestens zu zahlen ist.

Kostenvoranschläge beschleunigen das Verfahren: Entspricht die Rechnungsstellung weitestgehend einem eingereichten Kostenvoranschlag, ist eine schnellere Prüfung und Erstattung der Rechnung möglich.